Guide utilisateur du module de facturation LicielWeb

Pas à pas : la facturation, le paiement, la remise en banque, les exports comptables, la relance des impayés et les statistiques.

Sommaire

1. Pourquoi un nouveau module de facturation
2. Paramétrer le module (menu Financier)
3. Créer une facture depuis un dossier
4. Facturer hors dossier ou plusieurs dossiers
5. Transmettre une facture
6. Faire un avoir et rembourser
7. La liste des factures et les reprises
8. Encaisser une facture
9. La liste des paiements
10. La remise en banque
11. Les exports comptables
12. La relance des impayés
13. Les statistiques

Annexe — Glossaire

1. Pourquoi un nouveau module de facturation

Un module conforme NF525, prêt pour la facture électronique

Ce guide vous accompagne dans la prise en main du nouveau module de facturation de LicielWeb : du paramétrage jusqu'aux statistiques, en suivant le cycle de votre facturation. Chaque chapitre correspond à une étape de votre quotidien et peut être lu indépendamment.

1.1 Prêt pour la facturation électronique

Le module a été construit selon la norme AFNOR XP Z12-013. Il pourra communiquer avec la plateforme agréée de votre choix pour émettre vos factures dès que la réglementation vous l'imposera, c'est-à-dire au 1er septembre 2027 pour la plupart des entreprises de diagnostic.

1.2 Conforme et traçable

Le nouveau module de facturation a été construit en conformité avec la norme NF525, conformément à l'obligation faite aux entreprises assujetties à la TVA d'utiliser un logiciel de caisse conforme pour enregistrer les règlements de leurs clients particuliers (article 286 du Code général des impôts).

Le module répond aux obligations légales de contrôle et de traçabilité mises en place par l'État, résumées par l'acronyme ISCA :

• Inaltérabilité : une facture validée ne peut plus être modifiée ni supprimée
• Sécurisation : les opérations sensibles sont encadrées et confirmées
• Conservation : vos documents et leur historique sont conservés
• Archivage : chaque document reste consultable et exportable

1.3 Quelques mots à connaître

Les principaux termes utilisés dans ce guide. Retrouvez le glossaire complet dans le glossaire.

1.4 Le cycle de facturation dans LicielWeb

Ce guide suit le cycle réel de votre facturation, étape par étape :

Le cycle de facturation : Facturation › Paiement › Banque › Comptable › Relance › Statistiques

• Facturation : chapitres 3 à 7
• Paiement : chapitres 8 et 9
• Banque : chapitre 10
• Comptable : chapitre 11
• Relance : chapitre 12
• Statistiques : chapitre 13

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2. Paramétrer le module (menu Financier)

TVA, tarifs, codes comptables, relances : tout se règle une fois pour toutes

Tout le paramétrage de la facturation est regroupé dans Paramètres (icône en forme de clé), bloc Financier, qui contient quatre sous-rubriques : Facturation, Produits / Tarifs, Codes comptables et Relance impayée. Pensez à cliquer sur Enregistrer dans chaque bloc modifié.

2.1 Facturation

Paramètres > Financier

• Option sur la TVA : TVA sur les encaissements, TVA sur les débits, ou TVA à 0 % si vous n'êtes pas soumis à la TVA (franchise en base : « TVA non applicable, article 293 B du CGI »).
• Taux de TVA appliqué par défaut : proposé sur les nouveaux produits et les nouvelles lignes de facture ou d'avoir, puis modifiable ligne par ligne. C'est aussi le taux appliqué lors du déclenchement des calculs avec la grille tarifaire. Si vous exercez par exemple dans les DOM, une TVA par défaut à 8,5 % vous permet d'émettre vos devis et vos factures avec un calcul automatisé conforme.
• Calculs : travailler vos prestations sur une base hors taxe, arrondir les montants à deux chiffres après la virgule.
• N° caractère Stats et symbole monétaire : nombre de caractères des codes produits utilisés pour les statistiques, symbole et position de la devise.
• Textes des documents : ils sont divisés en deux. D'une part, le texte du coupon de paiement, qui figure en bas de la facture ; d'autre part, les conditions de règlement, indiquées dans le corps de la facture. Vous pouvez utiliser le même texte aux deux endroits ou, si vous le souhaitez, les distinguer. S'y ajoute la clause de réserve de propriété. Vous pouvez insérer des variables (IBAN, nom, adresse ou téléphone de l'entreprise) qui se remplissent automatiquement.

2.2 Produits / Tarifs

Votre catalogue fonctionne comme avant (référence, désignation, taux de TVA, prix unitaire TTC, boutons Télécharger, Importer et Ajouter). Nouveauté : chaque tarif possède un Type de produit, qui détermine le code comptable repris dans vos exports.

1. Affecter un type de produit à un tarif (Paramètres > Financier > Produits / Tarifs)

Zoom — le champ « Type de produit »

Les types de produits eux-mêmes se créent et se configurent dans Paramètres > Financier > Codes comptables (voir 2.3) :

2. Créer et configurer les types de produits

2.3 Codes comptables

C'est votre plan comptable interne pour les exports :

• Codes comptables de facturation : un code par mode de règlement (chèque, carte bancaire, virement, espèces, prélèvement, recouvrement), transmis à chaque paiement.
• Codes comptables TVA : un code par taux de TVA collectée.
• À défaut : si un code comptable n'est pas renseigné, un code plus générique est généré automatiquement.
• Types de produits : « Prestation de service » (lignes issues de vos grilles tarifaires) et « Rabais, remises et ristournes » (remises globales) sont créés d'office : vous pouvez modifier leur libellé et leur code, mais pas les supprimer. Le bouton Ajouter en crée d'autres.
• Type de produit par défaut : appliqué aux lignes de facture sans type. L'option « Imposer le renseignement du type de produit » refuse la validation d'une facture tant qu'une ligne n'a pas de type.
• Compte Client divers : fixe (ex. 411000000) ou généré par balise : %NDB pour la première lettre du nom du débiteur, %compteur pour un numéro séquentiel (411%compteur donne 411000001, 411000002…).
• Codes journaux : codes de vos journaux de vente et de banque, à reprendre de votre logiciel comptable.

Codes comptables de facturation et de TVA

2.4 Relance impayée

• Délai d'échéance par défaut : nombre de jours ajouté à la date du jour pour pré-remplir l'échéance d'une nouvelle facture.
• Règles de relance : nombre de jours qui déclenche la relance 1 après l'échéance, puis la relance 2, la relance 3 et, si vous le souhaitez, le passage automatique en contentieux.
• Exclusion automatique : exclut de la relance certains types de débiteurs (ex. les agences). Cette option n'est pas rétroactive.
• Modèles de relance : choix et personnalisation des modèles courrier, mail et SMS pour chaque niveau, et du mail « État d'impayés ».

Financier > Relance impayée

2.5 Check-list avant votre première facture

Certains paramétrages essentiels se trouvent dans d'autres rubriques (notamment Paramètres > Entreprise). Ils sont généralement déjà renseignés, mais vérifiez-les : ces champs obligatoires sont repris sur vos documents officiels de facturation.

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3. Créer une facture depuis un dossier

De la proforma à la facture validée, sans rien ressaisir

Lorsqu'un dossier arrive en fin de parcours, ouvrez son onglet Facturation. Un récapitulatif reprend automatiquement les contacts, le bien et la mission : vous n'avez rien à ressaisir. Lisez la ligne « Précision » du dossier (par exemple une demande d'envoi au notaire). Le bloc « Dossier acquitté ? » à gauche indique le montant TTC et le restant dû.

Onglet Facturation du dossier

Zoom — le bouton « Créer une nouvelle facture »

3.1 Rédiger la proforma

La proforma permet de préenregistrer les informations de facturation sans aller jusqu'à la génération définitive de la facture. Elle permet aussi de prévisualiser la facture avant de la valider.

1. Cliquez sur Créer une nouvelle facture : une fenêtre Proforma s'ouvre et reprend les informations financières du dossier.
2. Vérifiez la date d'échéance (pré-remplie selon vos paramètres, raccourcis 15, 30, 45 ou 90 jours) et la date de livraison, qui correspond à la date du dernier rendez-vous réalisé sur le dossier.
3. Choisissez le débiteur : un clic sur « Identique au donneur d'ordre / propriétaire / locataire / apporteur d'affaires / notaire », ou création d'une nouvelle fiche, ou recherche d'une fiche existante avec la loupe. Si le débiteur a été indiqué dans le dossier, il est proposé directement.
4. Si besoin, cochez « Facturer pour le compte d'un tiers (C/O) » et complétez les informations comptables.
5. Contrôlez les lignes de commande, générées à partir du tarif du dossier. Ajoutez au besoin un produit du catalogue ou une ligne libre.
6. Vérifiez le total HT, TVA et TTC, calculé automatiquement.

La proforma

Informations obligatoires manquantes

3.2 Enregistrer ou générer

Bas de la proforma : Enregistrer proforma / Générer facture

Après confirmation, vous revenez dans le dossier : la facture apparaît avec son numéro, son état, le montant, les règlements, le restant dû et l'échéance. Les icônes de la colonne Action permettent d'ouvrir le PDF, d'envoyer la facture par mail (enveloppe) et de la joindre à un envoi groupé (trombone).

La facture dans le dossier

Zoom — Type, N° facture, Émission, Débiteur

Zoom — État, Montant TTC, Règlement(s), Restant dû

Zoom — Échéance, Exclure relance ?, Contentieux ?, Action (PDF, mail, trombone)

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4. Facturer hors dossier ou plusieurs dossiers

Une seule facture, hors dossier ou pour plusieurs dossiers

Depuis la liste des factures, le bouton vert Créer une facture ouvre une fenêtre de création vierge. Le fonctionnement est identique à celui d'une facture de dossier : proforma, débiteur, lignes, validation.

Fenêtre de création vierge

4.1 Facture hors dossier

Pour une prestation sans dossier (sous-traitance, vente de matériel…) : choisissez le débiteur, puis ajoutez des produits de votre catalogue ou des lignes libres, et générez la facture.

4.2 Facture pour plusieurs dossiers

1. Choisissez le débiteur (par exemple l'agence qui vous a confié les dossiers).
2. Dans le bloc Références Dossier, cliquez sur Sélectionner Dossier : filtrez (recherche, opérateur, période, année de création, masquer les dossiers clôturés) et cochez les dossiers à regrouper.
3. Les dossiers rattachés s'affichent en cartes (une icône permet d'en détacher un). Les lignes de commande de chaque dossier sont reprises, préfixées du numéro de dossier.
4. Générez la facture comme d'habitude.

Sélection des dossiers

Dossiers rattachés et lignes reprises

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5. Transmettre une facture

Extranet, mail ou envoi groupé : la facture arrive à destination

5.1 Automatiquement, par l'extranet

La facture acquittée est automatiquement mise à disposition sur l'extranet, au même endroit que vos rapports, sans aucune action de votre part. Elle est ainsi accessible à tous les interlocuteurs qui ont accès au dossier : notaire, agence, particulier payeur. Pour voir ce que voient vos clients, cliquez sur le bouton Extranet dans la barre latérale du dossier.

Le dossier vu par le client sur l'extranet : une facture annulée par un avoir remboursé, et une nouvelle facture non acquittée

• État du paiement : le montant restant à régler s'affiche en rouge, avec le bouton Régler le dossier pour payer en ligne par carte bancaire.
• Liste des fichiers : la facture acquittée apparaît à côté des rapports, prête à être téléchargée. Les rapports restent bloqués tant que la mission n'est pas réglée.
• Factures & Avoirs : un nouveau bloc qui liste tous les documents du dossier, avec leur montant et leur restant dû. Vous pouvez gérer sa visibilité sur l'extranet depuis le dossier.

5.2 Par mail direct

Depuis la ligne de la facture, l'icône enveloppe ouvre la fenêtre « Envoyer la facture » : destinataire, objet (numéros de facture et de dossier) et PDF en pièce jointe sont pré-remplis. Le message reprend les informations du dossier et contient un lien de paiement sécurisé. Vous pouvez modifier le texte avant l'envoi.

Envoi de la facture par mail

5.3 Avec vos rapports, en envoi groupé

L'icône trombone joint la facture à un envoi groupé. Dans l'onglet Fichiers du dossier, la facture apparaît dans le bloc « Fichiers joints » : cliquez sur Créer un email pour l'envoyer avec vos rapports, sans blocage. Pratique, par exemple, pour une copie au notaire.

L'icône trombone s'utilise notamment pour un renvoi, ou pour un dossier déjà payé.

Onglet Fichiers > Fichiers joints

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6. Faire un avoir et rembourser

Corriger par un avoir, rembourser en toute conformité

Une facture validée est inaltérable : pour la corriger ou l'annuler, la loi impose de passer par un avoir.

6.1 Créer l'avoir

1. Ouvrez la facture d'origine depuis l'onglet Facturation du dossier.
2. En bas de la facture, cliquez sur Créer un avoir.
3. L'avoir s'ouvre en proforma, rattaché à la facture source. Le débiteur est obligatoirement celui de la facture d'origine et ne peut pas être modifié.
4. Par défaut, l'avoir reprend toutes les lignes : c'est un avoir total. Pour un avoir partiel (geste commercial, prestation facturée par erreur), ajustez une quantité ou un prix, ou supprimez une ligne.
5. Validez l'avoir exactement comme une facture : il reçoit son numéro et devient inaltérable.

Avoir en proforma

6.2 Rembourser le client

Si la facture d'origine avait été payée, ouvrez l'avoir validé : le bloc Remboursements, placé comme le bloc Paiement d'une facture, indique le montant à rembourser. Cliquez sur Enregistrer un remboursement : date, mode (ex. virement bancaire), état, montant et référence fonctionnent comme pour un paiement. Le statut de l'avoir passe de À rembourser à Remboursée.

Saisie d'un remboursement

6.3 Ce qui change ensuite

• Dans le dossier : l'avoir apparaît avec son numéro et ses montants en négatif ; la facture d'origine d'un avoir total passe à l'état Annulée, et les totaux retombent à zéro.
• Dans la facture d'origine : l'avoir figure dans les documents liés, en déduction du net à payer, avec le paiement et le remboursement.
• Le PDF de l'avoir : rappelle la facture d'origine et détaille les remboursements.
• La transmission : l'avoir est publié automatiquement sur l'extranet et peut être joint à un envoi groupé (trombone). Il n'a pas de modèle de mail dédié.

PDF de l'avoir

Facture annulée et avoir remboursé dans le dossier

Dans la facture d'origine : facture payée, annulée par un avoir remboursé

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7. La liste des factures et les reprises

Filtrer, suivre les échéances et retrouver les reprises

Menu général > Facturation > Factures. Le tableau regroupe toutes vos factures et vos avoirs : type, numéro, document lié (facture d'origine d'un avoir), dossier(s), débiteur et code comptable, dates, montant, restant dû, état, prochaine relance, et les actions PDF, duplicata et mail.

Duplicata : une facture validée ne se réimprime jamais à l'identique. Chaque nouvelle édition porte automatiquement la mention « DUPLICATA », avec un numéro d'édition et sa date, comme l'exige la réglementation.

Liste des factures

7.1 Filtrer

• Période : de date à date.
• N° Document : numéro de facture ou de dossier.
• Débiteur : recherche à partir de la fiche contact.
• Type de document : facture, avoir ou facture d'acompte.
• État de document : payée, partiellement payée, non payée, à rembourser, remboursée, non remboursée, non concerné.
• Afficher les proformas : affiche ou masque vos brouillons.
• Afficher les reprises : affiche vos factures de reprise.

7.2 Lire les couleurs

La colonne « Prochaine relance » suit exactement la même règle.

Échéances colorées

7.3 Les factures de reprise

Elles proviennent de l'ancien système de facturation Liciel et sont repérées par un R orange. Hors du cadre de conformité du nouveau système, elles sont néanmoins prises en compte dans les statistiques et les relances d'impayés, et vous pouvez les encaisser ou créer un avoir dessus comme n'importe quelle facture.

Repère R dans la liste

Une facture de reprise se présente un peu différemment d'une facture native du nouveau système :

• Étiquette orange « Reprise » à côté de « Facture validée », en haut de la fenêtre.
• Informations en lecture seule : débiteur et lignes de commande sont repris de l'ancien système.
• Bandeau d'information en bas : « Ceci est une facture de reprise importée d'un système externe. » Les anciens PDF restent disponibles dans l'onglet Fichiers du dossier.
• Paiements et avoirs : le bloc Paiement et le bouton Créer un avoir fonctionnent comme pour une facture native.

Une facture de reprise

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8. Encaisser une facture

Suivre chaque encaissement en toute tranquillité

1. Ouvrez la facture en cliquant sur son numéro.
2. Dans le bloc Paiement, cliquez sur Ajouter un paiement.
3. Le payeur est par défaut le débiteur ; vous pouvez choisir une autre personne.
4. La date de règlement est celle du jour, modifiable (utile pour plusieurs chèques aux dates de dépôt différentes).
5. Choisissez le mode de règlement et l'état du règlement.
6. Le montant réglé reprend le total : ajustez-le pour un paiement partiel ou en plusieurs fois. Indiquez une référence (n° de chèque…) dans le commentaire.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Saisie d'un règlement

Liste des états du règlement

Lorsque l'encaissement solde la facture, une confirmation s'affiche : le règlement est validé et un justificatif de paiement est généré (il ne pourra plus être modifié), le restant dû passe à 0 €, et la facture acquittée est générée et publiée automatiquement sur l'extranet client. Vous n'avez rien à faire de votre côté. Si le dossier n'était pas encore publié sur l'extranet, il l'est automatiquement.

En cas de paiement par carte bancaire, tout le processus d'acquittement est automatisé.

Confirmation de l'encaissement

Facture acquittée

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9. La liste des paiements

Tous les règlements et remboursements, filtrés et comptés

Menu général > Facturation > Paiements. La liste regroupe tous les règlements saisis sur vos factures et les remboursements saisis sur vos avoirs : facture, dossier, payeur, montants de la facture et du paiement, moyen, état, date du paiement, restant dû, dates de facture et d'échéance.

Liste des paiements

Zoom — les compteurs : Total, Du jour et un compteur par état

• Couleurs : l'état reprend les couleurs de l'encaissement ; le restant dû est en rouge tant que la facture n'est pas soldée ; l'échéance suit la règle vert / rouge de la liste des factures.
• Filtres : période, n° de document, payeur et référence (recherche « contient », par exemple une partie d'un numéro de chèque), moyen de paiement, état du paiement, affichage des reprises. Tous les filtres se combinent.
• Compteurs : nombre et montant des paiements affichés : TOTAL (tous états), DU JOUR (paiements de la journée) et un compteur par état. Ils suivent vos filtres.
• Exporter : exporte la liste affichée dans un tableau simple.

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10. La remise en banque

Regrouper, déposer et tracer les remises en banque

Menu général > Facturation > Remise en banque. Un bordereau regroupe plusieurs paiements (chèques, espèces ou virements) pour les déposer et les suivre ensemble. La liste affiche vos bordereaux (numéro, type, statut, dates d'ouverture et de clôture, nombre de paiements, montant, commentaire, PDF) avec des filtres par période, numéro, recherche libre, moyen de paiement et affichage des bordereaux clôturés.

Liste des bordereaux

10.1 Créer un bordereau de chèques

1. Cliquez sur Nouveau bordereau : il s'ouvre au statut Préparation. Choisissez le type (ici chèque) ; indiquez si besoin le numéro de bordereau de votre banque et un commentaire.
2. Cliquez sur Ajouter des paiements, filtrez (état, périodes, payeur, débiteur, montant, n° de facture), par exemple les chèques Perçus, cochez-les puis Ajouter la sélection.
3. Imprimez le bordereau en PDF pour la banque (un export Excel est aussi disponible pour votre suivi).

Ajout des paiements au bordereau

Bordereau de remise en banque (PDF)

10.2 Suivre la remise

Traitement en masse : Dépôt en cours

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11. Les exports comptables

Des exports prêts pour votre logiciel comptable

Des exports prêts pour votre expert-comptable : le module reprend votre plan comptable interne, défini dans Paramètres > Financier > Codes comptables (chapitre 2.3). Chaque paiement transmet le code comptable de son mode de règlement, chaque ligne de facture le code de son type de produit, et chaque taux de TVA son code de TVA collectée.

• Vos logiciels comptables : Ciel, Coala, EBP, Quadra et Excel / CSV : choisissez le modèle correspondant à votre logiciel. L'extraction Sage sera prochainement disponible.
• Rien n'est oublié : la colonne « Exporté ? » montre ce qui a déjà été transmis et ce qui reste à transmettre.

11.1 Exporter vos factures

1. Filtrez les factures à exporter, par exemple le mois à transmettre à votre expert-comptable.
2. Cliquez sur Exporter en haut à droite et choisissez le modèle correspondant à votre logiciel : Ciel, Coala, EBP, Quadra, Sage ou Excel (formats Excel ou CSV). L'extraction Excel est déjà disponible ; l'extraction Sage le sera prochainement.
3. Indiquez OUI dans la colonne Exporté ? pour les factures transmises : vous savez ce qui a déjà été communiqué au comptable, et le filtre OUI / NON de la colonne retrouve ce qui reste à exporter.

Formats disponibles : Ciel · Coala · EBP · Quadra · Excel / CSV — Sage et PDF : bientôt.

Menu Exporter

11.2 Les autres exports

• Liste des paiements : le bouton Exporter exporte la liste affichée dans un tableau simple (chapitre 9).
• Bordereaux de remise en banque : en plus du PDF pour la banque, un export Excel est disponible pour votre suivi (chapitre 10).

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12. La relance des impayés

Identifier, relancer et suivre les impayés : un minimum de temps, un maximum d'efficacité

Une interface dédiée identifie immédiatement les dossiers en relance qui nécessitent un traitement. Les relances s'appuient sur les règles que vous avez définies une fois pour toutes dans Paramètres > Financier > Relance impayée (chapitre 2.4).

• Trois niveaux en cascade : R1, R2 et R3, puis éventuellement la mise en contentieux, selon des règles définies une fois pour toutes dans le paramétrage.
• Relance en masse : quelques clics suffisent pour déclencher l'envoi par courrier, mail ou SMS, avec des modèles personnalisables.
• Exclusions et reports : exclusion par typologie de débiteur ou d'apporteur ; une action de relance se décale par un simple changement de date.
• Tout est historisé : commentaires en cas de relance téléphonique ; chaque action est reportée dans le dossier et conservée dans le système.

12.1 Le parcours de relance

R1 (1re relance) › R2 (2e relance) › R3 (3e relance) › Contentieux (automatique ou manuel) — par courrier, mail ou SMS

Le délai de chaque niveau se compte en jours : la relance 1 se déclenche après l'échéance, puis la relance 2, la relance 3 et, si vous le programmez, le passage automatique en contentieux. Les délais et les modèles de courrier, mail et SMS sont définis dans Paramètres › Financier › Relance impayée.

12.2 Repérer les factures à relancer

Des compteurs indiquent très rapidement les relances à faire du jour pour chaque niveau. Cochez les factures concernées pour les sélectionner et traitez-les toutes en quelques clics.

Les compteurs de relance

• Couleur de l'échéance : vert tant que le délai d'échéance est respecté, rouge dès que l'échéance est dépassée et que la facture n'est pas payée.
• Colonne « Prochaine relance » : dans la liste des factures, elle suit exactement la même règle de couleur.
• Colonnes « Exclure relance ? » et « Contentieux ? » : dans l'onglet Facturation du dossier, elles indiquent si la facture est exclue des relances ou passée en contentieux. Les deux s'activent et se désactivent à la main, facture par facture, à tout moment. L'exclusion peut aussi être prédéfinie selon le type de contact, dans le paramétrage (voir le glossaire).
• Factures de reprise : les factures de l'ancien système Liciel sont, elles aussi, prises en compte dans les relances d'impayés.
• Facture pour plusieurs dossiers : elle se retrouve avec ses relances dans chacun des dossiers rattachés.

12.3 Les états d'impayés

L'état d'impayés récapitule toutes les factures impayées d'un débiteur ou d'un apporteur sur une période, et s'accompagne des factures concernées. Il permet de communiquer très facilement avec un apporteur, un notaire ou un gestionnaire que vous facturez régulièrement, ou simplement d'assurer un suivi. Le modèle du mail « État d'impayés » se choisit et se personnalise dans Paramètres > Financier > Relance impayée, comme les modèles de chaque niveau de relance.

Aperçu d'un état d'impayés — logo, coordonnées et titre repris automatiquement du paramétrage entreprise et de la date du jour

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13. Les statistiques

Des indicateurs métiers pour piloter son activité en temps réel

Des statistiques entièrement repensées : toutes les données du nouveau module de facturation sont mises au service du pilotage de votre activité. Un menu général vous oriente vers chaque rubrique.

13.1 Les règles communes

• Calculées en temps réel, à partir de votre facturation, et exprimées en HT.
• Chiffre d'affaires = somme des factures validées − somme des avoirs. Les proformas ne sont jamais comptées ; les factures de reprise le sont.
• Un dossier compte toujours pour 1, quel que soit son nombre de factures. Une facture pour plusieurs dossiers n'est comptée qu'une seule fois.
• Les données se calent sur la date d'émission des factures (mois / année).
• Évol % : évolution d'une année sur l'autre, ((valeur d'arrivée − valeur de départ) ÷ valeur de départ) × 100. Vert si elle est positive ou stable, rouge si elle est négative.
• Deux niveaux de lecture : dans les rubriques Apporteurs, Opérateurs et Géographiques, un clic sur une ligne ouvre son détail dans un nouvel onglet.
• Extraction : chaque rubrique dispose d'un bouton qui exporte les tableaux tels qu'affichés, au format Xls. Le nom du fichier indique la date d'extraction (JJ/MM/AA).

13.2 Statistiques générales

La vue d'ensemble de votre activité sur l'année civile. Elle se filtre par type de débiteur, cadre de mission, type de bien et département du bien. Deux tableaux, CA HT facturé et nombre de dossiers facturés, présentent chaque année sur une ligne, mois par mois, avec une ligne pour le CA réalisé et une ligne pour le CA impayé. Deux graphiques suivent l'année en cours : une courbe du CA HT mensuel et un histogramme des dossiers facturés.

Statistiques générales (extrait, données fictives)

13.3 Apporteurs d'affaires

Le premier niveau présente tous vos apporteurs, une ligne par apporteur, avec leur CA HT et leur nombre de dossiers facturés, du plus gros au plus petit. Filtres : type d'apporteur, année, ville et département de l'apporteur, et origine du contact (nouveau champ de la fiche contact : démarchage, partenariat, salon, bouche à oreille…).

Premier niveau : tous les apporteurs (extrait, données fictives)

Un clic sur un apporteur ouvre son détail : CA HT, CA impayé, dossiers facturés et dossiers impayés, mois par mois, avec leurs graphiques. Son nom renvoie directement à sa fiche contact.

Détail d'un apporteur, 2e niveau (extrait, données fictives)

Sous les tableaux et graphiques, le détail de l'apporteur liste ses factures impayées, avec les mêmes actions que dans la relance des impayés : traiter la relance, mettre en contentieux, exclure de la relance ou générer un état d'impayés.

Détail d'un apporteur : ses factures impayées (extrait, données fictives)

13.4 Opérateurs

Le CA HT et le nombre de dossiers facturés de chaque opérateur, identifié comme diagnostiqueur du dossier. Si vous avez saisi une ventilation du CA dans l'onglet Planification, elle est appliquée ; sinon, 100 % du dossier revient au diagnostiqueur. Chaque opérateur garde la couleur de sa fiche collaborateur, comme dans le planning. Deux camemberts montrent la répartition du CA et de la charge de travail ; un clic sur un opérateur ouvre son détail.

Répartition par opérateur (extrait, données fictives)

Tableau 2 : dossiers facturés par opérateur (extrait, données fictives)

Les noms des opérateurs sont cliquables : ils ouvrent le détail de l'opérateur, dans sa couleur.

13.5 Statistiques géographiques

Votre activité par département, selon l'adresse du bien (onglet Immeuble du dossier). Les départements se créent automatiquement selon vos dossiers, et la colonne Répart % donne le poids de chacun. Un clic sur un département affiche le détail par ville, avec une carte zoomée sur ce département.

Statistiques géographiques par département (extrait, données fictives)

Carte : volume de dossiers par zone (exemple sur le secteur de Bayonne)

La carte regroupe les dossiers par zone ; les pastilles indiquent le nombre de dossiers, et le zoom permet d'affiner jusqu'à l'adresse.

13.6 Produits

Le CA HT et le nombre de dossiers de chaque produit présent sur vos lignes de commande facturées, regroupés par référence et désignation. Filtres : année, type de produit et recherche par produit. La colonne Panier moyen divise le CA total du produit par son nombre de dossiers sur la période.

Statistiques produits (extrait, données fictives)

13.7 Origines des dossiers

Le CA HT et le nombre de dossiers facturés selon l'origine indiquée dans l'onglet Mission / Tarif du dossier. Une ligne « Non renseignée » regroupe les dossiers sans origine. La liste des origines se personnalise dans les listes déroulantes de la société : vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des origines, sauf « Apporteur d'affaires », utilisée par le système.

Origines des dossiers (extrait, données fictives)

Tableau 1 : CA HT facturé par origine (extrait, données fictives)

Exemple de liste d'origines paramétrée — « Apporteur d'affaires » est verrouillée ; « Non renseignée » regroupe les dossiers sans origine

13.8 Missions

Le nombre de dossiers facturés pour chaque mission cochée dans vos dossiers. Les missions sont regroupées en familles (Amiante, Énergie, Sécurité / Santé…), créées par défaut et modifiables avec la roue crantée du filtre Famille : libellé, couleur et missions rattachées. Une mission n'appartient qu'à une seule famille. Filtrer sur une famille recalcule les pourcentages et affiche le poids de cette famille dans votre activité.

Statistiques missions (extrait, données fictives)

La roue crantée du filtre Famille ouvre la fenêtre de gestion des familles. Pour chaque famille : un libellé, une couleur et les missions rattachées, choisies dans la liste. Les missions déjà rattachées à une autre famille ne sont plus proposées.

Création / édition d'une famille de missions

Un second tableau regroupe les dossiers par famille de missions, complété d'un graphique qui montre, mois par mois, l'évolution et le poids de chaque famille dans votre activité.

Dossiers facturés par famille de missions (extrait, données fictives)

13.9 La page d'accueil des statistiques

Menu général > Facturation > Statistiques. La page d'accueil présente les neuf rubriques sous forme de tuiles : un clic sur une tuile ouvre la rubrique correspondante. La barre de raccourcis, en haut de l'écran, permet ensuite de passer d'une rubrique à l'autre sans revenir à l'accueil.

La page d'accueil de la rubrique Statistiques

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Annexe — Glossaire

Tous les termes du guide, définis simplement

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