Traitement des données à caractère personnel (DPA)

TRAITEMENT DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL OU “DPA

La présente annexe (ci-après dénommée « DPA » en référencement à l’acronyme de l’appellation anglaise « Data Processing Agreement ») fait partie intégrante du contrat (le « Contrat ») conclu entre LICIEL S.A.S. (« LICIEL ») et le Client, et ayant pour objet de définir les conditions applicables aux Services fournis par LICIEL (les « Services »). Le DPA et le Contrat sont complémentaires et s’expliquent mutuellement. Toutefois, en cas de contradiction, le DPA prévaut.

Les expressions qui commencent par une lettre majuscule et qui ne sont pas définies dans le présent DPA ont le sens qui leur est donné dans le Contrat. La finalité du présent DPA conclu entre LICIEL et le Client conformément à l’article 28 du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ("Règlement général sur la protection des données" ou "RGPD"), est de définir les conditions dans lesquelles LICIEL, en qualité de Sous-traitant et dans le cadre des Services définis dans le Contrat, traite, sur instruction du Client, des données à caractère personnel telles que définies dans le RGPD ("Données à caractère personnel"). Le traitement des données à caractère personnel par LICIEL en tant que responsable du traitement n’entre pas dans le champ d’application du présent DPA. Aux fins du présent DPA, LICIEL agit en tant que "Sous-traitant" et le Client est présumé agir en tant que " Responsable du traitement ". Les termes " Sous-traitant " et " Responsable du traitement " ont le sens qui leur est donné au sein du RGPD. Si le Client agit en tant que sous-traitant pour le compte d’un tiers responsable du traitement, les Parties conviennent expressément que les conditions suivantes s’appliquent : (a) Le Client doit s’assurer que (i) toutes les autorisations nécessaires pour conclure le présent DPA ont été obtenues du Responsable du traitement (ii), un contrat, qui est en parfaite adéquation avec les termes et conditions du Contrat (y compris le présent DPA), a été conclu avec le Responsable du traitement conformément à l’article 28 du RGPD, (iii) toutes les instructions reçues par LICIEL de la part du Client en exécution du Contrat et du présent DPA sont parfaitement conformes aux instructions du Responsable du traitement et (iv) toutes les informations communiquées ou mises à disposition par LICIEL en vertu du présent DPA sont, lorsque cela est requis, communiquées de manière appropriée au Responsable du traitement. (b) LICIEL (i) traite les Données à caractère personnel uniquement sur instruction du Client et (ii) ne reçoit aucune instruction directement du Responsable du traitement, sauf dans les cas où, le Client a matériellement disparu ou a cessé d’avoir une existence juridique sans que les droits et obligations du Client n’aient été transférés à une entité tierce. (c) Le Client, qui est entièrement responsable envers LICIEL de la bonne exécution des obligations du Responsable du traitement conformément au présent DPA, indemnise et dégage LICIEL de toute responsabilité pour (i) tout manquement du Responsable de traitement de se conformer à la loi applicable, et (ii) toute action, réclamation ou plainte du Responsable de traitement concernant les dispositions du Contrat (y compris le présent DPA) ou concernant les instructions reçues par LICIEL de la part du Client.

1. Champ d’application

 LICIEL est autorisé, en tant que Sous-traitant agissant selon les instructions du Client, à traiter les Données à caractère personnel du Responsable du traitement dans la mesure nécessaire à la fourniture des Services. La nature des opérations menées par LICIEL concernant les Données à caractère personnel peut être le calcul de données, le stockage et/ou tout autre Service tel que décrit dans le Contrat. Le type de Données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées sont déterminés et contrôlés par le Client, à sa seule discrétion. Les activités de traitement sont effectuées par LICIEL pour la durée prévue au Contrat.

2. Offre de Services

Le Client est seul responsable du choix des Services. Le Client doit s’assurer que les Services choisis ont les caractéristiques et les conditions requises compte tenu des activités et traitements du Responsable du traitement, ainsi que du type de Données à caractère personnel à traiter dans le cadre des Services, notamment, mais non-limitativement, lorsque les Services sont utilisés pour traiter des Données à caractère personnel soumises à des règlementations ou des normes spécifiques.

3. Conformité à la règlementation applicable

Chaque partie respecte la règlementation applicable en matière de protection des données, y compris le Règlement Général sur la Protection des Données, à compter de sa date d’application dans l’Union européenne.

4. Obligations de LICIEL

LICIEL s’engage à : a) traiter les Données à caractère personnel téléchargées, stockées et utilisées par le Client dans le cadre des Services uniquement dans la mesure nécessaire à la fourniture des Services tels que définis dans le Contrat, b) ne pas accéder à ou utiliser des Données à caractère personnel à d’autres fins que celles nécessaires à l’exécution des Services (en particulier dans le cadre de la gestion des incidents), c) mettre en place les mesures techniques et organisationnelles décrites dans le Contrat, afin d’assurer la sécurité des Données à caractère personnel dans le cadre du Service, d) s’assurer que les employés de LICIEL autorisés à traiter les Données à caractère personnel dans le cadre du Contrat sont soumis à une obligation de confidentialité et reçoivent une formation appropriée concernant la protection des Données à caractère personnel, e) informer le Client si, à son avis et compte tenu des informations dont il dispose, une des instructions du Client enfreint les dispositions du RGPD ou d’autres dispositions de l’Union européenne ou d’un État membre de l’Union européenne en matière de protection des données personnelles, f) dans le cas de demandes reçues d’une autorité compétente et relatives aux Données à caractère personnel traitées en vertu du Contrat, à informer le Client (à moins que les lois applicables ou l’injonction d’une autorité compétente ne l’interdisent), et à limiter la communication des données à ce que l’autorité a expressément demandé. Sur demande écrite du Client, LICIEL fournit au Client une assistance raisonnable dans la réalisation d’analyses d’impact relatives à la protection des données et la consultation de l’autorité de contrôle compétente, dans la mesure où le Client est tenu de le faire en vertu de la loi applicable en matière de protection des données, et si une telle assistance est nécessaire et se rapporte aux traitements de Données à caractère personnel opérés par LICIEL en vertu du Contrat. Cette assistance consiste à assurer la transparence des mesures de sécurité mises en œuvre par LICIEL pour ses Services. LICIEL s’engage à mettre en place les mesures de sécurité techniques et organisationnelles suivantes : (a) des mesures de sécurité physique destinées à empêcher les personnes non autorisées d’accéder à l’infrastructure dans laquelle les données du client sont stockées, b) des contrôles d’identité et d’accès au moyen d’un système d’authentification et d’une politique en matière de mots de passe, c) un système de gestion des accès qui limite l’accès aux locaux, aux personnes ayant besoin d’y accéder dans l’exercice de leurs fonctions et dans le cadre de leurs responsabilités, d) du personnel de sécurité chargé de surveiller la sécurité physique des locaux de LICIEL, e) un système qui isole physiquement et/ou de façon logique les clients les uns des autres, f) des processus d’authentification des utilisateurs et des administrateurs, ainsi que des mesures visant à protéger l’accès aux fonctions d’administration, et g) des processus et des mesures de suivi des actions effectuées sur son système d’information.

5. Atteintes à la protection des Données à caractère personnel

Si LICIEL a connaissance d’un incident affectant les Données à caractère personnel du Responsable du traitement (accès non autorisé, perte, divulgation ou altération de données), LICIEL en informe le Client dans les meilleurs délais. La notification doit (i) décrire la nature de l’incident, (ii) décrire les conséquences probables de l’incident, (iii) décrire les mesures prises ou proposées par LICIEL en réponse à l’incident et (iv) préciser qui est l’interlocuteur chez LICIEL.

6. Localisation et transfert des Données à caractère personnel

Lorsque les Services permettent au Client de stocker des Contenus et notamment des Données à caractère personnel, la ou les localisation(s), ou zone(s) géographique(s) du ou des datacenter(s) disponible(s) sont précisés sur simple demande.  Les données stockées par le Client dans le cadre des Services sont par défaut sur le Datacenter d’OVH de Roubaix (Dont l’adresse de contact est la suivante : 2 rue Kellermann – 59100 Roubaix – France, SAS au capital de 10 174 560 € RCS Lille Métropole 424 761 419 00045 Code APE 2620Z)

7. Sous-traitance

Sous réserve des dispositions de la clause "Localisation et transfert des Données à caractère personnel" ci-dessus, LICIEL peut engager un autre sous-traitant pour traiter les Données personnelles dans le cadre de l’exécution des Services ("Sous-traitant ultérieur"). Le Client autorise expressément LICIEL à engager ses Sociétés Apparentées en tant que Sous-traitants ultérieurs. LICIEL reste vis-à-vis du Client entièrement responsable de l’exécution de toute obligation que le Sous-traitant ultérieur ne remplit pas. Nonobstant ce qui précède, LICIEL est expressément autorisé à engager des fournisseurs tiers (tels que des fournisseurs d’énergie, des fournisseurs de réseaux, des gestionnaires de points d’interconnexion de réseaux ou des datacenters colocalisés, des fournisseurs de matériel et de logiciels, des transporteurs, des fournisseurs techniques, des sociétés de sécurité), sans devoir informer le Client ou obtenir son autorisation préalable, à condition que ces fournisseurs tiers n’aient pas accès aux Données à caractère personnel.

8. Obligations du client et du Responsable du traitement

Pour le traitement des Données à caractère personnel conformément au Contrat, le client doit fournir à LICIEL par écrit (a) toute instruction pertinente et (b) toute information nécessaire à la création du registre des activités de traitement du sous-traitant. Le Client reste seul responsable du traitement des informations et instructions communiquées à LICIEL.

Le Responsable du traitement a la responsabilité de s’assurer que : a) le traitement des Données personnelles du Responsable du traitement dans le cadre de l’exécution du service a une base juridique appropriée (par exemple, le consentement de la personne concernée, les intérêts légitimes du Responsable de traitement, etc.), b) toutes les procédures et formalités requises (telles que analyse d’impact relative à la protection des données, notification et demande d’autorisation à l’autorité de contrôle compétente en matière de traitement de données personnelles ou à tout autre organisme compétent, le cas échéant) ont été effectuées, c) la personne concernée est informée du traitement de ses Données à caractère personnel de façon concise, transparente, intelligible et facilement accessible, en utilisant un langage clair et simple, comme le prévoit le RGPD, d) les personnes concernées sont informées et ont à tout moment la possibilité d’exercer facilement les droits relatifs aux données prévus par le RGPD directement auprès du Client ou du Responsable du traitement.

9. Droit des personnes concernées

Le Responsable du traitement est pleinement responsable de l’information des personnes concernées concernant leurs droits et du respect de ces droits, y compris les droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation ou de portabilité. LICIEL fournit la coopération et l’assistance, dans la mesure où cela est raisonnablement nécessaire, pour répondre aux demandes des personnes concernées. Cette coopération et cette assistance raisonnable peuvent consister à (a) communiquer au Client toute demande reçue directement de la personne concernée et (b) permettre au Responsable du traitement de concevoir et de déployer les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour répondre aux demandes des personnes concernées. Le Responsable du traitement est seul responsable des réponses à ces demandes. Le Client reconnaît et convient que, dans l’éventualité où une telle coopération et assistance nécessiterait des ressources importantes de la part d’LICIEL, cela pourra être facturé au Client à condition de le lui notifier et d’obtenir son accord au préalable.

10. Suppression et restitution des Données à caractère personnel

A la fin du Service (notamment en cas de résiliation ou de non-renouvellement), LICIEL s’engage à supprimer dans les conditions prévues au Contrat, tout Contenu (notamment les informations, données, fichiers, systèmes, applications, sites internet et autres éléments) reproduit, stocké, hébergé ou autrement utilisé par le Client dans le cadre des Services, sauf si une demande émise par une autorité légale ou judiciaire compétente, ou la loi applicable de l’Union européenne ou d’un État membre de l’Union européenne, en exigent autrement. Le Client est seul responsable de faire en sorte que les opérations nécessaires (telles que la sauvegarde, le transfert vers une solution tierce, etc.) à la conservation des Données à caractère personnel soient effectuées, notamment avant la résiliation ou l’expiration des Services, et avant de procéder à toute opération de suppression, de mise à jour ou de réinstallation des Services. À cet égard, le Client est informé que la résiliation et l’expiration d’un Service pour quelque raison que ce soit (incluant, mais de façon non exclusive le non-renouvellement), ainsi que certaines opérations de mise à jour ou de réinstallation des Services, peuvent automatiquement entraîner la suppression irréversible de tout Contenu (y compris les informations, données, fichiers, sites internet et autres éléments) reproduit, stocké, hébergé ou autrement utilisé par le Client dans le cadre des Services, ce compris toute sauvegarde potentielle.

11. Responsabilité

LICIEL ne peut être tenu responsable que des dommages causés par un traitement pour lequel (i) il n'a pas respecté les obligations prévues par le RGPD qui incombent spécifiquement aux sous-traitants ou pour lequel (ii) il a agi en-dehors des instructions licites du Client ou contrairement à celles-ci. Dans de tels cas, la disposition du Contrat relative à la Responsabilité s’applique. Lorsqu’LICIEL et le Client sont impliqués dans un traitement dans le cadre du présent Contrat qui a causé un dommage à une personne concernée, le Client prend en charge, dans un premier temps, l’intégralité de la réparation effective (ou toute autre compensation) due à la personne concernée et, dans un second temps, réclame à LICIEL la part de la réparation correspondant à la part de responsabilité d’LICIEL dans le dommage, étant précisé que les clauses limitatives de responsabilité prévues par le Contrat demeurent applicables.

12. Audits

LICIEL met à la disposition du Client toutes les informations nécessaires pour (a) démontrer la conformité aux exigences du RGPD et (b) mener des audits. Des informations supplémentaires peuvent être communiquées au Client sur demande faite au Support LICIEL. Si les informations, s’avèrent insuffisantes pour permettre au Client de démontrer que les obligations prévues par le RGPD sont remplies, LICIEL et le Client se réunissent alors pour convenir des conditions opérationnelles, sécuritaires et financières d’une inspection technique sur site. En toutes hypothèses, les conditions de cette inspection ne doivent pas affecter la sécurité des autres clients d’LICIEL.

L’inspection sur site susmentionnée, ainsi que la communication des certificats et des rapports de contrôles peuvent donner lieu à une facturation supplémentaire raisonnable. Toute information communiquée au Client en vertu de la présente clause et qui n’est pas disponible sur le Site Internet d’LICIEL est considérée comme une information confidentielle de LICIEL en vertu du Contrat. Avant de communiquer ces informations, LICIEL peut exiger la signature d’un accord de confidentialité spécifique. Nonobstant ce qui précède, le Client est autorisé à répondre aux demandes de l’autorité de contrôle compétente à condition que toute divulgation d’informations soit strictement limitée à ce qui est demandé par ladite autorité. Dans un tel cas, et à moins que la loi applicable ne l’interdise, le Client doit d’abord consulter LICIEL au sujet de toute divulgation requise.

Fait à Paris le 09/09/2024

LICIEL Environnement