Notice LicielWeb - Gestion des contacts, prospection & avis client

SOMMAIRE

I. Introduction

II. Présentation

     1) Généralités
     2) Prospects
     3) Clients
     4) Avis clients

I. Introduction

LicielWeb met à disposition un outil appelé "Contacts" permettant :

• La gestion de vos clients avec toutes les informations rattachées à celui-ci (mail, téléphone, adresse, etc.).
• Les potentiels futurs clients (ayant fait une demande de renseignement ou de devis sans suite).
• La gestion de la prospection faite au sein de votre entreprise pour trouver de nouveaux clients. 

ATTENTION : Cet outil n'est pas fait pour réaliser des mailings en masse (ex : campagne de publicité). Aucun blocage n'est par défaut appliqué, en revanche si vous l'utilisez de manière abusive, vous risquez d'être considéré comme "spammeur" par votre fournisseur de SMTP (service extérieur à Liciel permettant d'envoyer des mails). 
Cela aura une incidence néfaste du fait que TOUS les mails envoyés depuis votre adresse pourrons être considéré comme SPAM par le receveur et filtrés en conséquence, voire bloqués. 

II. Présentation

Vous trouverez dans le menu contacts 3 fonctionnalités :

.

Tous les contacts : Liste de tous les contacts de votre société sans distinction, clients + prospects.
Étape 1 : Prospect : Liste les contacts prospect (pas encore client). Cela signifie que c'est un client potentiel et qu'il faut peut-être le relancer sur une demande passée.
Étape 2 : Clients : Liste les contacts déjà clients de votre entreprise. Cela signifie que vous avez déjà travaillé pour eux.

1) Généralités

Lister tous les contacts permet d'afficher l'intégralité des contacts, qu'ils soient prospects ou clients.

: Permet d'effectuer une recherche sur la base de deux filtres. Exemple : Dupont & Paris renverra toutes les lignes contenant Dupont ET Paris.
: Permet de créer un nouveau contact ou prospect / Permet d'afficher ou masquer des colonnes.
: Envoi le mail directement avec le modèle par défaut. À savoir : Le modèle par défaut utilisé est affiché en haut à droite .
: Ouvre une fenêtre avec le modèle par défaut préchargé (Visuel ci-après). Permets de modifier le corps, l'objet, les adresses mails, ajouter une pièce jointe et modifier les modèles par défaut.

: Envoi le mail tel que renseigné.
: Permet d'ajouter plusieurs destinataires.
: Permet de joindre des pièces jointes (Visuel ci-après).

: Sélectionner un fichier sur le poste.
: Envoyer le fichier sélectionné. Celui-ci apparaitra dans la liste des fichiers joints.
: Modifier le nom du fichier / Télécharger le fichier / Supprimer la pièce jointe.

: Permet de charger ou de modifier les différents modèles de mails (Visuel ci-après).

: Ajouter un modèle de mail. Il faudra lui donner un nom unique.
: Choisir le modèle de mail.
: Modifier le nom du modèle / Editer le modèle / Supprimer le modèle.

2) Prospects

Un menu statut a été mis en place avec la possibilité de changer en direct l'"état" de prospection, un code couleur a été établi pour faciliter la lecture.
Il y a également des champs supplémentaires concernant les dates de dernier contact et prochain contact qui pourront être renseignées dans chacune des fiches client.

Cliquer sur pour créer un nouveau prospect.
Renseignez les informations nécessaires. Vous trouverez ici les dates de dernier contact et de prochain contact cités plus haut.

: Permet de convertir automatiquement un prospect en client.
: Permet d'enregistrer les informations saisies.

L'onglet Interactions permet d'ajouter un "historique" à propos du prospect.

Les onglets Fichiers, Dossiers en relation et Factures en relation permettent d'avoir un visuel global de votre prospect.

3) Clients

Cette interface est la gestion de vos contacts. Il y a plus d'informations à renseigner du fait que désormais cette fiche est rattachée à un client de votre société.
Remarque : Vous ne trouverez plus la partie prospection du fait que votre client n'est plus un prospect.
Vous pouvez tout de même convertir un client en prospect en cliquant sur le bouton en haut à droite .

4) Avis clients

Liciel ne fourni pas de service d'avis clients tel que le ferait GOOGLE®, Avis Vérifiés®, TrustPilot, etc. 
Il est nécessaire à votre société de souscrire à un service externe à travers des plateformes dédiées.

Exemples d'avis client GOOGLE & Avis Vérifiés :

 

Prérequis
Lors de la souscription à un service d'avis, l'éditeur doit vous fournir un lien appelé "review". 
Pour renseigner le lien review dans les paramètres LicielWeb : Cliquer sur puis dans Étape 6 - Avis client - Configurer le lien d'avis client. 


 

À savoir : Ce lien est facultatif. S'il n'est pas renseigné, il n'apparaitra pas dans le mail envoyé.

Méthodologie

Lorsqu'un dossier est clôturé, Liciel met à disposition la possibilité d'envoyer un mail demandant un avis client sur la prestation.
Pour lister les dossiers auxquels envoyés une demande d'avis, rendez-vous dans Dossiers - Étape 6 : Avis client.

La méthodologie reste la même que citée plus haut au point 1).

: Envoi une demande d'avis à tous les dossiers en fonction des filtres (Nom, Date, Etc.). (ATTENTION au SPAM).
: Créer un nouveau dossier (Sur le Backoffice, PAS sur l'avis clients).
: Importer un dossier depuis Windows (Sur le Backoffice, PAS sur l'avis clients).
: Appliquer des filtres pour faciliter la visibilité.
: Afficher/Masquer des colonnes.
: Afficher les détails du dossier.
: Exporter la liste sur Excel.

Pour bloquer l'envoi de la demande d'avis clients sur un dossier spécifique, vous pouvez aller dans le dossier / Notes.