Sommaire

0. L’identification

L’accès au site se fait par l’intermédiaire d’une connexion sécurisée au moyen d’un identifiant et d’un mot de passe.
Pour vous identifier, renseignez les champs Utilisateur et Mot de passe.
(qui vous ont été transmis lors de votre inscription).

Pour récupérer votre Mot de passe, cliquer sur Mot de passe oublié ? Et renseigner son adresse mail

I. Accueil

Le bandeau récapitulatif montre le nombre de dossiers, de commandes et contacts ainsi que le montant total des impayés

Il s'agit aussi de boutons d’accès rapide aux menus dossiers, commandes et contacts.

II. Les dossiers

Menu « Dossiers » : Il permet d’afficher la liste des dossiers.

Sous-menu « Nouveau dossier » : Il permet d’ajouter un nouveau dossier.

Sous-menu « Exportation Excel » : Il permet d’exporter au format Excel la liste des dossiers.

Lorsque vous possédez plusieurs dossiers en ligne un système de navigations par page est alors activé.
Pour exporter la liste des dossiers cliquer sur le bouton du même nom.
Utiliser la barre de recherche afin d’affiner votre recherche.
Les états :

Non téléchargé

Téléchargé

Partiellement téléchargé

Le paiement en ligne est disponible via le logo

Avertir le client de la disponibilité du dossier par mail

II. 1 Rechercher des dossiers

En utilisant la zone de recherche, vous pouvez afficher le/les dossiers contenant un ou plusieurs thermes.

II.2. Geolocalisation

Cliquer sur GOOGLE EARTH permet de visualiser les biens sur une carte.

Sélectionner un bien et accéder au dossier

II.3. Nouveau dossier

Remplir les champs suivant afin de créer un nouveau dossier

Titre
Commentaires
Attacher un fichier au dossier
Donner un nom au fichier joint
Donner un titre du fichier joint
Mettre un commentaire

II.4. Contenu du dossier

Dans cet encart se trouve toutes les informations concernant le dossier transmis par Liciel Diagnostics.

II.3.1 Afficher les détails/Masquer les détails :

affiche ou cache les informations du dossier comme

Le résumé du dossier
La liste des conclusions
L’État du paiement
La liste des personnes ayant l’accès au dossier
La liste des étapes
La liste des fichiers

Avec Fichier GENAPI

Sélectionner l'option ci-dessous et envoyer sur l'Extranet vos fichiers :

Sur l'espace de votre client, il n'aura qu'à le télécharger en cliquant sur "GENAPI" :

II.3.2 Envoyer un Mail

Cliquer sur Envoyer un message concernant ce dossier

II.3.3 Modifier le montant dans Etat du paiement

Cliquer sur € Modifier le montant

II.3.4 Ajouter un accès occasionnel

Cliquer sur Ajouter et sélectionner un Nom dans la liste comme ci-dessous :

II.3.5 La liste des fichiers

On peut supprimer/Ajouter un fichier, le télécharger soit en cliquant sur le titre ou l’onglet « Télécharger », voir le nombre de téléchargements, voir l’état et l’historique d’accès.

II.3.6 Passer un dossier en payé/impayé

Cliquer sur le bouton dossier payé en vert pour le passer en impayé.

III. Les commandes

Menu « Commandes » : Il permet de gérer la liste des commandes de diagnostics passées par le site.

Sous-menu « Historique » : ll permet d’afficher la liste des commandes.

Sous-menu « Nouvelle commande » : Il permet d’afficher le formulaire de nouvelle commande.

Sous-menu « Exportation Excel » : Il permet d’exporter au format Excel la liste des commandes.

Nous avons 3 états de commande

A traiter

Validée (avec la date et l’heure de validation en passant la souris dessus)

Annulée

Des liens de téléchargement sont proposés.

.Liciweb (pour l’importer directement dans la V4)

.docx

.pdf

III.1 Rechercher une commande

Utiliser la barre de recherche pour afficher la commande désirée.

III.2 Exporter la listes des commandes sous Excel

III.3 Ajouter une commande

Cliquer sur Ajouter pour créer une commande et remplir tous les champs. Cela reste identique au logiciel V4. La commande, une fois validé, se mettra en « à traiter ».

IV. Contacts

Menu « Contacts » : Il permet de gérer la liste de vos contacts qui ont un accès au site.

Sous-menu « Nouveau client » : ll permet d’ajouter un nouveau client.

Sous-menu « Exportation Excel » : Il permet d’exporter au format Excel la liste des contacts.

IV.1 Créer un Contact

Cliquer sur pour créer un contact.

« Email » : Indiquer l'adresse mail de l'agence immobilière. Les différents messages lui seront communiqués à cette adresse s'il est dans l'ordre de mission et est choisi comme contact à l'envoie EXTRANET.

« Email(s) collaborateurs » : Mettre les adresses mails des collaborateurs/commerciaux travaillant dans l'agence immobilière.
Permet d'ajouter automatiquement un accès au dossier au compte principal lors d'un envoi d'email à l'une des adresses listées ci-dessus.

« Identifiant » : Permet de se connecter sur son espace Mon compte.

« Mot de passe » : Permet de se connecter à l'espace Mon compte. Par mesure de sécurité, le mot de passe est généré automatiquement.

« Comptes hérités » : Permet, à la création d'un nouveau compte, de copier les droits et les accès aux dossiers d'un autre compte.

IV.2 Envoyer les codes d’accès

Pour envoyer les codes d’accès par mail au client cliquer sur

IV.3 Supprimer un contact

Pour supprimer un contact, cliquer sur la corbeille.

IV.4 Envoyer un mail

Cliquer surpour envoyer un mail

IV.5 Exporter un listing des consultations des dossiers

Cliquer surpour exporter un listing des consultations des dossiers

IV.6 Modifier un contact

Cliquer surpour afficher la page de modification

IV.7 Rechercher un contact

L’outil de recherche vous permet d’afficher le contact voulu.

V. Messages

Menu « Message » : Il permet de gérer la liste des messages que vous avez envoyés à vos clients.

Sous-menu « Nouveau message » : ll permet de rédiger et d’envoyer un nouveau message.

Sous-menu « Exportation Excel » : Il permet d’exporter au format Excel la liste des messages.

V.1 Page de visualisation

Email envoyé

Email reçu

Nous avons 3 états d’email.

A consulter

consulté
Annulée

Pour visualiser les messages

V.2 Répondre à un message

Pour répondre à un mail reçu, cliquer sur

Le message d’origine est visible dans la partie basse de la fenêtre

V.3 Créer un nouveau message

Cliquer sur

En allant sélectionner un destinataire, vous accéderez à la liste déroulante.

Le message ne peut être vide et doit contenir le sujet.

VI. Documents

Menu « Documents » : Il permet de gérer la liste des attestations et certificats mis à disposition sur le site

VI.1 Notice utilisateur

Pour visualiser les différentes notices cliquer sur le bouton « Visualiser »

VI.2 Logiciel

Plusieurs téléchargements vous sont proposés :

Un accès direct sur votre bureau à LiciWeb
Un logiciel de compression/décompression de dossiers/documents
Un visionneur de PDF
Un logiciel de Prise en main à distance (pour le service technique liciel)

VII. Le paramétrage

VII.1 Onglet Info société

Renseignez l’ensemble de vos paramètres sociétés.

VII.2 Onglet Affichage

Paramètre du logo : Permet de paramétrer le logo en en-tête du site

Paramètre de l'application web : Permet de modifier le nom du site web

Paramètre de personnalisation : Permet de modifier le style de votre application (Mode expert)

Entête et pied de page : Permet de renseigner les informations présentes en haut et en bas de votre page

Titre des dossiers : Permet de changer le nom affiché des dossiers
Les codes pouvant être utilisés sont disponibles en cliquant sur le bouton

EXEMPLE :

Photos d'inspection : Afficher ou non les photos de la mission

Paramètres de la page de connexion : Affiche les liens pour la gestion de création de compte.

VII.3 Onglet «Gestion des Impayés » Passer en mode expert pour avoir plus de possibilités

Trois types de paiement sont disponibles : Paypal, Payzen et Systempay

Liciweb intègre un outil de gestion des impayés, deux options sont à votre disposition

Activer les fonctions sur les PDF :

Les PDF contenus dans vos dossiers impayés seront téléchargés à partir des originaux avec une mention 'POUR CONSULTATION UNIQUEMENT', sur chacune des pages du document.

Empêcher le téléchargement des dossiers non payés :

Les documents contenus dans vos dossiers impayés ne seront plus disponibles.

Le bandeau vient s’ajouter automatiquement dans tous vos PDF avec ou sans signature numérique. Ces documents ne doivent pas comporter de cryptage spécifique bloquant son ouverture.

Personnaliser en fonction du client :

Parmi les détails des clients (dans l'onglet client) vous pouvez autoriser certains clients à accéder aux documents même en cas d'impayés.

VII.4 Onglet « Email/SMS »

LICIWEB vous permet de personnaliser les mails envoyés :

Il vous suffit de cliquer sur les liens ci-dessous et de saisir votre texte dans la page qui apparait.

Email d'avertissement de la disponibilité d'un dossier

Email d'accès au dossier pour les utilisateurs occasionnels

Email indiquant les codes d'accès à l'espace client

Email de confirmation de paiement

Email de confirmation de paiement CB

Pour configurer le SMTP suivre ce lien

Pour utiliser les balises, faites les glisser sur la page.

Pour configurer vos SMS, définir la signature et créer un modèle de SMS pour les informations Dossiers ou de paiements.

VII.5 Onglet « ODM »

Rappel : Vous pouvez envoyer votre Modèle de rapport directement de la V4 en faisant un clic droit sur votre ODM dans l'outil d'impression.

VII.6 Onglet « Tarifs »

Cet onglet vous permettra de gérer votre grille tarifaire pour que vos clients puissent passer commande en ligne, et se voir proposer un devis automatique, grâce à l'outil "Devis Wizard".

Plus d'informations sur la configuration de la grille tarifaire : Notice

Plus d'informations sur la prise de rendez-vous en ligne et le paiement d’acompte : Notice

VII.7 Onglet « Site internet »

Gérer et administrer votre site Web en quelques clics. Lien vers la page Wiki

Site internet développé par Arobiz : Notice

Plus d'informations sur le pilotage du formulaire du site Arobiz avec Licielweb : Notice